Tabel 3.4 Kategori surat tanggapan F. Penghitungan Stok dan Otomasi Arsip Pengaduan 1. Penghitungan Stok Berkas Arsip Pengaduan Kegiatan Penghitungan Stok dilakukan pada 6 Kantor Perwakilan dan Tim Ad Hoc yaitu Tim Aceh, Tim Santet, dan Tim Paniai dengan maksud untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat, serta mengembangkan sistem pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Penghitungan Stok di Kantor Perwakilan meliputi: (i) pendataan arsip pengaduan, (ii) penilaian kelengkapan sarana kebutuhan arsip di Kantor Perwakilan, dan (iii) diskusi rencana penerapan Sistem Pengaduan Terpadu (SPT) dan Sistem Otomasi Arsip Pengaduan. Berdasarkan hasil pelaksanaan kegiatan ditemukan beberapa permasalahan di Kantor Perwakilan, diantaranya: (i) belum dilakukannya alih media (scanning) terhadap berkas pengaduan, (ii) database yang belum rapi dan sistematis, (iii) belum ada penyeragaman nomor agenda, penamaan box, pelabelan amplop dan format database antara pusat dan perwakilan, dan (iv) masih adanya ketidaksesuaian antara database dan data fisik. Catatan ini menjadi perbaikan untuk pelaksanaan kegiatan Penghitungan Stok 2019. Gambar 3.4 Kegiatan penghitungan stok di Kantor Perwakilan Komnas HAM Provinsi Sulawesi Tengah Laporan Tahunan Komisi Nasional Hak Asasi Manusia 2018 28